Formål med et arkiv

Det overordnede formål med et arkivsystem er at sikre en systematisk deling af viden i hele organisationen, samt at sørge for at informationer hurtigt og effektivt kan genfindes af alle i organisationen. 

"Det er ikke en kunst at arkivere - kunsten består i at arkivere, så dokumentet kan genfindes enkelt, effektivt og sikkert hver gang!"

Al erfaring siger, at den sikreste metode - til genfinding af al relevant information om et givet emne - er at anvende en fælles arkivplan for hele organisationen.   Arkivplanen skal understøttes af enkle og logiske forretningsgange.

Via fælles arkiveringsstruktur kan aktuel sagsbehandling eller konkret problemløsning effektivt understøttes af al tilgængelig viden i organisationen.

Det sikrer effektiv og ensartet sagsbehandling, hurtigere problemløsning og højere informationsniveau.

Overordnet set er formålet derfor at understøtte forretningsgrundlaget via let tilgængelighed til informationer, der indgår i den daglige opgaveløsning – hos den enkelte medarbejder - og på tværs af organisationen.